Editorial Assistant (Assistant Project Manager)

Full time, 5 days/week

CJC Family of Journals

The CJC family of journals (Canadian Journal of Cardiology, CJC Open and CJC Pediatric & Congenital Heart Disease) comprises the official publications of the Canadian Cardiovascular Society and are a vehicle for the international dissemination of new knowledge in cardiology and cardiovascular science, particularly serving as the major venue for Canadian cardiovascular medicine. The editorial office of the journals, which includes the editor-in-chief, managing editor and editorial assistant(s) is located at the Montreal Heart Institute. Combined, the journals receive over 2000 submissions a year and CJC has an impact factor of 7.2. The new editorial assistant will be hired to be part of a dynamic editorial team, which has already met challenging goals and foresees new ones in the next few years.

MAIN RESPONSIBILITIES:

• Provide editorial and technical support to the managing editor and the editor-in-chiefs;
• Ensure that manuscripts adhere to the technical journal requirements for article type;
• Review associate editor decisions with the editor-in-chief and send decision letters to authors;
• Reassign revisions to the previous handling editor;
• Play a role in the planning and coordination of focus issues and/or supplements and/or special projects;
• Follow up with reviewers, authors, and editors in order to promote rapid and efficient editorial decision making;
• Lead social media initiatives including coordinating posting with social media committee;
• Lead trainee initiatives;
• Liaise with journal manager at Elsevier and Elsevier personnel involved in journal production, as well as staff of the Canadian Cardiovascular Society;
• Organize and send correspondence, emails and letters (ex: invitations to review manuscripts, invitations to meetings, reminders);
• Prepare reporting associated with various initiatives;
• Perform administrative tasks as requested.

 REQUIREMENTS:

• College diploma (DEC) in administration or professional studies (DEP) in secretarial studies (relevant experience will be considered);
• Fluent in English (writing, reading and speaking);
• Functional skills in French;
• Sense of responsibility, initiative, organization and priorities;
• Proficiency in Office Suite (Outlook, Word, Excel and Powerpoint);
• Facility and familiarity with standard social media platforms (Ex: X, LinkedIn, etc);
• Experience in publishing and/or scientific writing, (an asset);
• Experience with social media initiatives, (an asset).

TO SUBMIT YOUR APPLICATION:

We invite you to send your application, by December 11th, 2023, by email at [email protected]. Please specify in the subject the position you are applying for.

Visit our website: www.icm-mhi.org

The Montreal Heart Institute subscribes to an equal access program.

Applications from targeted groups (women, visible minorities, ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities) are encouraged.

Only those selected as part of the selection process will be contacted.

 

Assistant(e) éditorial(e) (Assistant(e) chargé(e) de projets)

Temps plein, 5 jours/semaine

La famille de revues JCC

La famille de revues JCC (Journal canadien de cardiologie, JCC Libre Accès, JCC Pédiatrique et cardiopathie congénitale) comprend les publications officielles de la Société canadienne de cardiologie et sont un vecteur favorisant la diffusion internationale de nouvelles connaissances en cardiologie et sciences cardiovasculaires. Le siège social du journal est situé à l’Institut de Cardiologie de Montréal. Le personnel actuel comprend le rédacteur en chef, la directrice éditoriale et l'assistant(s) éditorial. Les 3 journaux reçoivent plus de 2000 soumissions annuellement et JCC a un facteur d’impact de 7.2. Le nouvel assistant éditorial sera embauché au sein d'une équipe dynamique ayant déjà atteint des objectifs ambitieux et en prévoit de nouveaux dans les prochaines années.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Fournir un soutien éditorial et technique à la directrice éditoriale et aux rédacteurs en chef;
• Assurer à ce que les manuscrits respectent les exigences techniques du journal;
• Revoir les décisions des éditeurs avec le rédacteur en chef et envoyer les décisions aux auteurs;
• Assigner les révisions aux éditeurs précédents;
• Jouer un rôle dans la planification et la coordination des numéros thématiques, suppléments et/ou projets spéciaux;
• Faire les suivis auprès des membres du comité réviseur, des éditeurs et des auteurs afin de permettre une prise de décision rapide et efficace;
• Diriger différentes initiatives sur les réseaux sociaux incluant la coordination des publications avec le comité des médias sociaux;
• Diriger les initiatives avec les stagiaires;
• Faire la liaison avec la directrice du journal à Elsevier, le personnel de production à Elsevier ainsi que le personnel de la Société canadienne de cardiologie;
• Organiser et envoyer une diversité de communications, courriels et/ou lettres (ex : invitations à réviser des manuscrits, invitations pour réunions, rappels);
• Effectuer diverses tâches d’exécutions administratives ou autres (sur demande);

EXIGENCES

• DEC en administration ou DEP en secrétariat (une expérience pertinente sera considérée);
• Maîtrise de l’anglais (écrit, lu et parlé);
• Français fonctionnel;
• Sens développé des responsabilités, initiative, organisation et sens des priorités;
• Maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel et Powerpoint);
• Facilité et familiarité avec les plateformes de réseaux sociaux standards (comme X, LinkedIn, etc);
• Expérience dans le domaine de l’édition et/ou en écriture scientifique, (un atout);
• Expérience avec des initiatives utilisant des réseaux sociaux, (un atout);

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE :

Nous vous invitons à faire parvenir votre curriculum vitae, avant le 11 décembre 2023, par courriel à l’adresse suivante : [email protected]. S'il vous plaît, préciser le poste auquel vous appliquez dans le sujet du courriel.

Visitez notre site web : www.icm-mhi.org

L’Institut de Cardiologie de Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité.

Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques,

les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées.